SharePointとは何なのか?イメージ重視で簡単に解説!

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仕事上情報共有はとても大切なことです。

新鮮な情報を共有する為に、メールを使ったり、ビジネスチャットを使ったりと様々な方法が用いられています。
その中でも、会社独自の情報共有のホームページ・掲示板ってありませんか?
新入社員の知らせ・退職者の知らせ・労災の知らせ・社内食堂の献立・座席表などの様々な情報が更新されるホームページです。

このようなホームページには大体SharePointと表示されています。
※ SharePointと似たようなものにOneDriveというものもあります。大体どちらかを使用しています。
なので、上司から『SharePointに上げといて』と言われたことがある方も多いのではないでしょうか?

では、SharePointとは一体何のことでしょうか?

ホームページを作成した側は熟知しているかもしれませんが、見る側は意識しないのであまりよくわかっていないという方は多いでしょう。

今回は、そんなSharePointについて簡単にまとめてみました。

SharePointに関しては調べると無駄に多い情報が出てくるので、本記事ではイメージ特化で情報量を減らしています
詳しく知りたい場合は他のWebサイトも確認しよう!!

1.SharePointとは?

SharePointは、正式にはMicrosoft SharePointを指しています。
Word・Excel・PowerPoint・Outlookなどでお馴染みのMicrosoft社です。

Webブラウザ(Internet Explorer・Chrome・Microsoft Edgeなど)さえあれば使用可能で、Web サイトの作成ができます
セキュリティ面が充実していて、作成したWebサイトは安全にアクセスできる場所として確立できます。

SharePointで作成したWebサイトは、アクセス権を与えられたユーザーなら誰でも閲覧・編集が可能になります
なので、ファイル共有や情報共有を目的として様々な企業に重宝されているわけです

SharePointの機能のミソは権限さえあれば誰でも同時に編集が可能という点にあります。

例えば、イベントの出欠確認の為のExcelデータを共有フォルダ内に収納して、『××フォルダに出欠表を保管しました。出欠可否の登録をお願いします。』という内容のメールをチーム全体に送ったとします。
すると、誰か1人がExcelを開いていると、他の人はExcelが読み取り専用になってしまって編集できなくなります。
「読み取り専用で開きます」はよくある呪いの言葉ですよね。
共有フォルダを開きっぱなしにするなと…。

これに対して、SharePointだと同時編集が可能なので、誰かがExcelを開いていても他の人も編集ができるわけです
便利でしょう?
初めてこの機能を体感した時は自分以外のカーソルが存在して動いているという事実にビビったものですよ。

ちなみに、Webブラウザさえあれば使用可能と書きましたが、Microsoft 365(Microsoft社製アプリのセットみたいなもの)の中のサービスとして、Microsoft社が借りているサーバを利用することもできるようです。

2.まとめ

SharePointは、名前通りShare(共有)に特化したMicrosoft社製の便利なサービスです。

SharePointの機能は以下のようなものがあるよ!

情報共有の為の掲示板(Webサイト)作成。
データの共有や検索もできる!

1つのMicrosoftOfficeツール(Excelなど)を複数人で同時に編集可能!

ワークフロー(※)を組んで効率的且つミスが出ないようにSharePoint上で処理が可能!
※ 組織の中で複数人が関わる業務をルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したもの。

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