【Outlookの手引き】 メールを自動で仕分けする方法

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仕事とメールは切っても切れない関係ですよね。
広報・連絡・物品の発注依頼など何でもかんでもメールで行うので、メールの整理整頓がうまくできていないという方は多いのではないでしょうか?

今回は、「Microsoft Office Outlookのメールを自動で仕分けする方法」について記述していきます。
こうやってメモ取っておかないと忘れるんですよね。

受信メールを自動で仕分けする方法

以下の手順に従って設定をすれば、差出人AならフォルダーA、差出人BならフォルダーBといった具合にメールを受信したタイミングで自動的に仕分けしてくれるようになります

①フォルダを作成する。
受信トレイを右クリックして、「フォルダーの作成」を選択し、新規フォルダーを作成して名前を付けましょう。
個人的には取引先ごとにフォルダー分けするのがおすすめですね。

②仕分けルールのウィンドウを開く。
仕分けしたい差出人から受信したメールを右クリックし、「ルール」⇒「仕分けルールの作成」を選択し、仕分けルールのウィンドウを開きます。
色々弄ってみたのですが、一度決めた仕分けルールを編集することはできてもこれ以外で新たな仕分けルールを作成する方法が見つからなかったです。この方法でできるし別にいいかな、と。

③仕分けルールを選択する。
以下のどの条件と一致した際に仕分けを行うかを選択します。

  1. 差出人が次の場合
  2. 件名が次の文字を含む場合
  3. 宛名が次の場合

「次の場合」の後ろには、仕分けルールを開く為に右クリックしたメールに基づいた情報が表示されます。
1には差出人のアドレス、2には件名、3にはToに設定されているアドレスという感じですね。
メールの差出人ごとに仕分けを行いたいので、1を選択します。

④仕分けの処理を選択する。
「実行する処理」という項目がありますので、「アイテムをフォルダーに移動」にチェック☑を入れます。
移動先フォルダーを選択できますので、ここで①で名前を付けたフォルダーを選択しましょう。
ちなみに、①でフォルダーを作成していなくても、ここのフォルダー選択画面に「新規作成」ボタンが存在するので、この段階でフォルダーを作成しても問題ないです。

⑤決定して出てきたダイアログにチェック☑を入れる。
④までで設定は完了しているので、決定して終了します。
その際、今仕分けルールを作成した差出人のメールを過去に届いた分を含めて全てフォルダーに移動するかどうか聞かれます。
特に移動しない理由は無いと思いますので、チェック☑を入れて終了します。
すると、指定した差出人のメールが全て指定のフォルダーに移動します。

これで受信したメールを差出人に応じて自動で仕分けしてくれるようになりました。
当然個別に設定が必要になるので面倒かもしれませんが、一度やってしまえば後々楽になるので横着せずにさっさとやってしまうことを薦めます。

送信メールを自動で仕分けする方法

上記の手順に則って送信メールに関してもルール作成をしようとすると、うまくいきません。
何故かと言うと、「仕分けルールの作成」を選択すると、強制的に「電子メールを受信した時の設定」になるからです
なので、送信メールの仕分けルールを作成する場合はちょっとだけ違う手順を踏む必要があります。

まずは、「ルール」⇒「仕分けルールの通知と管理」を選択します。
ここで「新しい仕分けルール」をクリックすると、「自動仕分けウィザード」という画面が表示されます。
この中に「送信メッセージにルールを適用する」という項目があるので、これを選んで次へを押します。

後は普通にルール設定をするだけです。

例として、特定の人に送信したメールを仕分けしたい場合の設定手順を書いておきますね。

まずは、ステップ1で「[宛先]または[CC]が名前/パブリックグループの場合」にチェックを入れてから、ステップ2の下線部をクリックして宛先のメールアドレスをコピペします。
次へ進み、「コピーを指定フォルダーへ移動する」にチェックを入れて、どのフォルダに移動するか指定します。
これで完了を押せば、特定の人へ送ったメールが仕分けされるようになります。

ただ、何故か「コピーを移動する」という項目はあっても「メールを移動する」という項目がないことに注意が必要です。
あくまで移動したいという方は他の方法を模索する必要があります。

以上、Microsoft Office Outlookのメールを自動で仕分けする方法についての説明でした。

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