【Outlookの手引き】 メールを自動で仕分けする方法

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仕事とメールは切っても切れない関係ですよね。
広報・連絡・物品の発注依頼など何でもかんでもメールで行うので、メールの整理整頓がうまくできていないという方は多いのではないでしょうか?

今回は、「Microsoft Office Outlookのメールを自動で仕分けする方法」について記述していきます。
こうやってメモ取っておかないと忘れるんですよね。

メールを自動で仕分けする方法

以下の手順に従って設定をすれば、差出人AならフォルダーA、差出人BならフォルダーBといった具合にメールを受信したタイミングで自動的に仕分けしてくれるようになります

①フォルダを作成する。
受信トレイを右クリックして、「フォルダーの作成」を選択し、新規フォルダーを作成して名前を付けましょう。
個人的には取引先ごとにフォルダー分けするのがおすすめですね。

②仕分けルールのウィンドウを開く。
仕分けしたい差出人から受信したメールを右クリックし、「ルール」⇒「仕分けルールの作成」を選択し、仕分けルールのウィンドウを開きます。
色々弄ってみたのですが、一度決めた仕分けルールを編集することはできてもこれ以外で新たな仕分けルールを作成する方法が見つからなかったです。この方法でできるし別にいいかな、と。

③仕分けルールを選択する。
以下のどの条件と一致した際に仕分けを行うかを選択します。

  1. 差出人が次の場合
  2. 件名が次の文字を含む場合
  3. 宛名が次の場合

「次の場合」の後ろには、仕分けルールを開く為に右クリックしたメールに基づいた情報が表示されます。
1には差出人のアドレス、2には件名、3にはToに設定されているアドレスという感じですね。
メールの差出人ごとに仕分けを行いたいので、1を選択します。

④仕分けの処理を選択する。
「実行する処理」という項目がありますので、「アイテムをフォルダーに移動」にチェック☑を入れます。
移動先フォルダーを選択できますので、ここで①で名前を付けたフォルダーを選択しましょう。
ちなみに、①でフォルダーを作成していなくても、ここのフォルダー選択画面に「新規作成」ボタンが存在するので、この段階でフォルダーを作成しても問題ないです。

⑤決定して出てきたダイアログにチェック☑を入れる。
④までで設定は完了しているので、決定して終了します。
その際、今仕分けルールを作成した差出人のメールを過去に届いた分を含めて全てフォルダーに移動するかどうか聞かれます。
特に移動しない理由は無いと思いますので、チェック☑を入れて終了します。
すると、指定した差出人のメールが全て指定のフォルダーに移動します。

これで受信したメールを差出人に応じて自動で仕分けしてくれるようになりました。
当然個別に設定が必要になるので面倒かもしれませんが、一度やってしまえば後々楽になるので横着せずにさっさとやってしまうことを薦めます。

以上、Microsoft Office Outlookのメールを自動で仕分けする方法についての説明でした。

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